【 裝修仝人誌．阿恆 X Simon 】切忌一人承擔 效率由雙方溝通建構
2020年06月25日
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管理是不少公司面對的問題，裝修佬作為一間擁有20多人的初創，亦都有面對同類問題，原因很多時是來自資歷豐富的主管，與職場經驗淺的下屬，可能對同一件事，有不同的看法，形成管理上的予盾。 今次就以裝修佬academy team的工作日常，同大家分享管理層同下屬之間，可以就同一件事，彼此有不同睇法的事例。
事例1：緊急與重要性的工作排定 預留空間俾下一手
初創公司工作量從來不少，除了常規工作隨時隨地都會有ad hoc事務，安排工作次序就變得特別重要，但就工作重要性的排序來說，管理層與下屬可能會有不同看法。
阿恆：「Simon提過我兩三次，我覺得即係急啦，咁就係要做咗先。我怕講完我怕唔記得，所以都會即刻做咗先。相對日常常規嘅事務，例如開group我就會排係比較後，因為我一定會記得要做嘛。」
Simon：「我又唔覺得要以提醒次數嚟做安排做事排序。有時日常事務，好似update資料咁，如果你全日做ad hoc嘢，到臨收工先完成update資料，我跟手要check，如果錯咗要改，又要留到聽日，但聽日其實都有聽日要做嘅事。」
阿恆：「咁其實我覺得我嘅工作係support，落手嘅嘢我有能力有經驗咪我做囉，所以例如其他部門俾我嘅ad hoc工作，我諗過其實每次都係做十幾分鐘，咪即刻做。我又覺得冇乜問題，唔算打擾到我工作。」
Simon：「有能力之內幫人合情理，但如果超出咗能力範圍而唔識拒絕，包括時間，冇錯，對其他部門有好處，都可以建立個好關係，但就影響自己完成原本職責。」
阿恆：「Simon提過我兩三次，我覺得即係急啦，咁就係要做咗先。我怕講完我怕唔記得，所以都會即刻做咗先。相對日常常規嘅事務，例如開group我就會排係比較後，因為我一定會記得要做嘛。」
Simon：「我又唔覺得要以提醒次數嚟做安排做事排序。有時日常事務，好似update資料咁，如果你全日做ad hoc嘢，到臨收工先完成update資料，我跟手要check，如果錯咗要改，又要留到聽日，但聽日其實都有聽日要做嘅事。」
阿恆：「咁其實我覺得我嘅工作係support，落手嘅嘢我有能力有經驗咪我做囉，所以例如其他部門俾我嘅ad hoc工作，我諗過其實每次都係做十幾分鐘，咪即刻做。我又覺得冇乜問題，唔算打擾到我工作。」
Simon：「有能力之內幫人合情理，但如果超出咗能力範圍而唔識拒絕，包括時間，冇錯，對其他部門有好處，都可以建立個好關係，但就影響自己完成原本職責。」
事例2：獨力成事證明自身之途 多方協力溝通增效率
有次阿恆要整理他經常出沒的工作室時，被要求處理一件大型物件，但過了幾天仍未處理，難免會被詢問進度，其實恆仔自己對整理物品有不少想法。
阿恆：「我係諗住個做法係開晒啲料先，個位置大咗，咁到時先再睇下點放置呢舊嘢，點先放得最靚仔，到時同事搵野都方便啲啦。」
Simon：「有時我唔係好清楚你點諗，你可能腦海入面好多做法，但你唔拎出嚟傾，其他部門只會見到你未做，從而就會有個印象你好多嘢唔記得做。可能到最後就會問返我，點解阿恆仲未做嘅？」
阿恆：「我其實覺得自己處理得到就可以，我相信自己有能力，始終呢方面，呢個地區係我掌控嘅，點解唔可以俾多少少時間我？同埋我覺得被委派嘅工作應該自己完成佢，先可以證明自己得，都唔想麻煩人。」
Simon：「公司講效率，其實我哋好多員工遇到困難時候，都會想兜個圈自己去解決，但講咗先會唔會更好？有多幾個人幫你諗，可能仲搵到個更快嘅方法。」
阿恆：「咁其他同事都好忙，你都會話自己多嘢做要識得拒絕人。咁我自己做得到，點解唔自己做呢？」
Simon：「咁就真係至少你要同我講你嘅planning，咁我都可以同其他部門溝通返。」
阿恆：「有時我真係唔知點講，Simon你又咁忙，又或者可能我溝通能力未係太好，唔知可唔可以表達得好，唔知你哋會唔會同意。可能係我之前做開勞力工作，唔洗點同人溝通，只要做到同做好件事就ok。」
阿恆：「我係諗住個做法係開晒啲料先，個位置大咗，咁到時先再睇下點放置呢舊嘢，點先放得最靚仔，到時同事搵野都方便啲啦。」
Simon：「有時我唔係好清楚你點諗，你可能腦海入面好多做法，但你唔拎出嚟傾，其他部門只會見到你未做，從而就會有個印象你好多嘢唔記得做。可能到最後就會問返我，點解阿恆仲未做嘅？」
阿恆：「我其實覺得自己處理得到就可以，我相信自己有能力，始終呢方面，呢個地區係我掌控嘅，點解唔可以俾多少少時間我？同埋我覺得被委派嘅工作應該自己完成佢，先可以證明自己得，都唔想麻煩人。」
Simon：「公司講效率，其實我哋好多員工遇到困難時候，都會想兜個圈自己去解決，但講咗先會唔會更好？有多幾個人幫你諗，可能仲搵到個更快嘅方法。」
阿恆：「咁其他同事都好忙，你都會話自己多嘢做要識得拒絕人。咁我自己做得到，點解唔自己做呢？」
Simon：「咁就真係至少你要同我講你嘅planning，咁我都可以同其他部門溝通返。」
阿恆：「有時我真係唔知點講，Simon你又咁忙，又或者可能我溝通能力未係太好，唔知可唔可以表達得好，唔知你哋會唔會同意。可能係我之前做開勞力工作，唔洗點同人溝通，只要做到同做好件事就ok。」
事例3：要求下降感挫敗 找尋錯誤背後成因
有時錯誤會大大降低自信，相信每個員工都會體驗被老闆詢問犯錯的原因，阿恆都曾經為此感到緊張。
Simon：「有時阿恆你工作上犯錯，我問你原因，你都唔係好答到我，我想知點解。」
阿恆：「做錯嘢，通常都係唔小心，文職上面我冇乜經驗，其實我check咗一次，都望唔到啲問題位，但Simon你check就會見到。咁係我唔小心，我真係唔知可以答你乜嘢，只可以講我會做返好。」
Simon：「其實有啲錯係可以犯，例如有時唔小心人人都會。但我身為管理層，我打爛沙盤問到督唔係要問責，我只係為咗知道錯誤背後嘅原因，係咪施行嘅方法唔合適？資源配置又啱唔啱呢？我嘅職責所在就係要分析錯誤發生原因，然後點樣有效率去改善現況，避免重覆再出現。」
阿恆：「有時見到Simon不斷調整我嘅工作內容，對我嘅要求降低咗，其實我覺得有啲挫敗，會覺得我真係咁差咩？如果可以俾多啲時間我學，我覺得自己可以，所以我先會話我會用自己時間做返好。」
Simon：「阿恆話用私人時間改正返錯誤，其實我唔同意㗎！冇解決背後原因，做法keep住錯，員工又keep用休息時間改正，咁係冇辦法令員工同件事有所成長，一樣繼續冇效率，冇進步。」
Simon：「其實調整你嘅工作內容唔係想挫敗你，只係想能人善用，將你放係個可以發揮你才能嘅位置。」
從上面3個事例，我們發現新人入職，往往要不斷地摸索公司運作，上司心態，希望自己在公司站穩腳步。而上司則負責激發新人的才能，還要就新人的能力，以宏觀角度去調配人力資源。
主管與下屬的分別，就在於大家看事情的層次及高度均不同，大家所承擔的責任重量亦不相同，繼而發生拉扯是無可避免的事。
要解決問題，就要上下層要多主動進行溝通，又或透過參與第三方舉辦的活動，令上下層無分彼此，齊齊參與活動解決問題，從而在活動中建立彼此的互信，或友善溝通的基礎。
Simon：「有時阿恆你工作上犯錯，我問你原因，你都唔係好答到我，我想知點解。」
阿恆：「做錯嘢，通常都係唔小心，文職上面我冇乜經驗，其實我check咗一次，都望唔到啲問題位，但Simon你check就會見到。咁係我唔小心，我真係唔知可以答你乜嘢，只可以講我會做返好。」
Simon：「其實有啲錯係可以犯，例如有時唔小心人人都會。但我身為管理層，我打爛沙盤問到督唔係要問責，我只係為咗知道錯誤背後嘅原因，係咪施行嘅方法唔合適？資源配置又啱唔啱呢？我嘅職責所在就係要分析錯誤發生原因，然後點樣有效率去改善現況，避免重覆再出現。」
阿恆：「有時見到Simon不斷調整我嘅工作內容，對我嘅要求降低咗，其實我覺得有啲挫敗，會覺得我真係咁差咩？如果可以俾多啲時間我學，我覺得自己可以，所以我先會話我會用自己時間做返好。」
Simon：「阿恆話用私人時間改正返錯誤，其實我唔同意㗎！冇解決背後原因，做法keep住錯，員工又keep用休息時間改正，咁係冇辦法令員工同件事有所成長，一樣繼續冇效率，冇進步。」
Simon：「其實調整你嘅工作內容唔係想挫敗你，只係想能人善用，將你放係個可以發揮你才能嘅位置。」
從上面3個事例，我們發現新人入職，往往要不斷地摸索公司運作，上司心態，希望自己在公司站穩腳步。而上司則負責激發新人的才能，還要就新人的能力，以宏觀角度去調配人力資源。
主管與下屬的分別，就在於大家看事情的層次及高度均不同，大家所承擔的責任重量亦不相同，繼而發生拉扯是無可避免的事。
要解決問題，就要上下層要多主動進行溝通，又或透過參與第三方舉辦的活動，令上下層無分彼此，齊齊參與活動解決問題，從而在活動中建立彼此的互信，或友善溝通的基礎。
